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(2)主送机关
主送机关又称抬头、上款,指对公文负有主办或答复责任的机关。主送机关名称应使用全称或规范化简称或同类机关的统称。
编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记,如需把主送机关移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。
(3)正文
正文是公文的主体部分,用以表述制发机关的意图。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。数字、年份不能回行。
文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
(4)附件说明
附件是指附属于公文正文的其他公文、图表、名单等材料。附件是公文的重要组成部分,与正文具有同等效力。
附件说明应在正文下空1行左空2字处标识“附件”,后标全角冒号和附件名称。附件如有序号应使用阿拉伯数码,不得使用“附件附后”、“附件四份”等标注方法。附件名称不使用书名号,名称后不加标点符号。附件应与正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号。附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
需要注意的是,凡发布、印发或批转、转发的文件,不必在正文之后标注附件说明。此类公文的正文是为附件服务的,而且公文标题中已经出现了附件的标题。如《国务院关于印发国家知识产权战略纲要的通知》中,就不必在正文之后标注附件“国家知识产权战略纲要”说明。
(5)成文日期
成文日期指成文的具体时间,是公文的生效时间。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全不能省略,位于中文右下方(右空四字)。法规性公文或经会议讨论通过的文件,其产生的法定程序和产生日期用圆括号括入,标注在标题下方正中处,通常成为“题注”。
确定公文成文日期的原则是:一般公文,以负责人签发的日期为准;经会议讨论通过的公文,以通过日期为准;法规性公文以批准日期为准;联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准;电报以发出日为准。
19、版记部分
版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0. 35 mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0. 25 mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
(1)抄送机关
如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。
如需把主送机关移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。
(2)印发机关和印发时间
印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,
月、日不编虚位,后加“印发”二字。版记中如有其他要素,应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
20、逐级行文
具有隶属或业务指导关系的机关之间应基本采取逐级行文的方式。即上级机关向所属的下一级机关行文(下行文)或下级机关向直接所属的上一级机关行文(上行文)。逐级行文是为了维护和体现正常的领导和被领导关系。下行文中的逐级行文可以使下级在领会文件精神的基础上,结合本地实际情况再下达贯彻执行。
21、多级行文
在必要的情况下,同时向若干层级的上级机关或下级机关制发公文,包括直达基层组织和向人民群众公布。上行文中的多级行文方式只有在少数有特殊需要的情况下采用,一般是问题比较重大,需要同时上报上级和更高级别的领导机关。下行文中的多级行文可以提高公文传递的效率,节省公文转发的时间,如国务院的文件同时发至县团级以上的各级机关。
22、越级行文
越级行文指下级机关在特殊情况下,越过直接上级向更高一级的领导机关行文。上行文一般不得越级行文,除非在极特殊情况下:(1)由于情况特殊紧急,如逐级上报下达会延误时机造成重大损失;(2)经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决;(3)由上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项;(4)出现需要直接询问、答复或联系不涉及被越过的机关职权范围的具体事项;(5)需要检举、控告直接上级机关等。
23、直达行文
直达行文是指领导机关直接将文件发至基层组织或直接传达给人民群众。政府发布的行政法规和重要政策措施等,往往采用这种方式。
24、直接行文
平行文采用的是直接行文的方式。需要注意的是向同级的主管部门请求批准或主管部门答复审批事项,应当使用平行文(如教育局向土地局申请有关事项)。
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