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在公文考试中,特别是在案例公文中,一般情况下,公文的文种在考试中主要存在以下几方面的错误:
(1)缺少文种
(2)自制文种。在正式文种之外,随心所欲,生造公文文种并俨然以正式公文行文。常见的有:“请示报告”、“工作思路”、“情况汇报”等。除《条例》规定的15种外,都不能出现在政府机关的公文之中
(3)误用文种。把属于机关其他应用文,特别是事务文书中的文种,误作为正式公文文种使用的情况。常见的有:把计划类文种“要点”、“打算”、“安排”、“方案”等作为公文文种直接使用。把属于总结类的文种“小结”、“总结”,以及把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、 “实施细则”等作为正式文种直接使用。但是,如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布,则是规范用法。如““××政府办公室关于印发《××年××工作实施方案》的通知”
(4)混用文种。不按文种的功能和适用范围去选用文种,而造成临近文种相互混用,导致行文关系不清,行文目的不明,行文性质混淆。常见的有:“通知”与“通告”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用
在公文处理中这类问题最常见的是“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。如《××关于批准成立××机构的报告》,《××举行××活动的报告》。两个标题内容十分明确,就是要求上级解决问题,应该用“请示”而不是“报告”。报告是“向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”的,这类报告,只要把情况汇报、反映清楚即可,目的是让上级和领导了解发展情况,掌握工作进度,做到心中有数,不需要回复;而请示是“向上级机关请求指示、批准”的,需要回复,两者在使用上有很大的区别。
有时也存在“请示”和“函”混用。《办法》规定:不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项是用函。可是有些单位当有求于对方(不相隶属单位)时却用了请示。如同级某局向同级财政局《关于解决××活动经费的报告》或《关于解决××活动经费的请示》,所用的文种都是错误的,应为《关于解决××活动经费的函》
(5)滥用文种
一些部门单位为了突出本部门单位工作在政府行文中的地位,代拟文稿的时候总是喜欢用“决定”文种。“决定”这种文种,市级以下政府一般用于加强自身建设、表彰先进、向英雄模范人物学习等方面,或者用于关系经济社会大局的重要政策性文件,中央、省委文件也极少用“决定”文种
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